Compte de dépenses

Rédigé le 19/11/2021
Soya Excel

Afin de lui permettre de réaliser son travail, l’employé a droit à certaines dépenses remboursables. Voici en quoi consistent ces dépenses :

  • Essence : Si l’employé utilise sa propre voiture, ce sont les frais de kilométrage sont pris en considération et non un plein d’essence. SOYA EXCEL utilise les taux du Conseil du Trésor pour les frais de déplacement. La distance réclamée est la plus courte distance entre le bureau et le lieu de destination ou le lieu de résidence et le lieu de destination.

Toutes les dépenses effectuées par les employés doivent être inscrites sur le formulaire « Comptes de dépenses » et les factures doivent y être attachées. Sans facture, les dépenses ne seront pas remboursables. Aussi, le compte de dépenses doit comporter les dépenses effectuées durant le mois, et non celles échelonnées sur plusieurs mois. Les comptes de dépenses doivent être remis au plus tard cinq jours ouvrables après la 1ère semaine du mois. Le remboursement s’effectue en moins d’une semaine.

La falsification de pièces justificatives et/ou toute fausse représentation sur une demande de remboursement peut engendrer des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.


Séjour de courte durée

Repas : Per-diem quotidien alloué

Les frais de repas reliés aux travaux que l’employé aurait à réaliser à l’extérieur du bureau sont remboursables selon les conditions suivantes :

  • Lorsque l’employé est à plus de 20 km du bureau
  • Lorsque le travail ne lui permet pas de revenir au bureau pour l’heure du repas.

Les frais reliés aux repas sont couverts par une indemnité forfaitaire quotidienne de 50$. Les frais peuvent être modifiés sous approbation de la direction.

FRAIS RELIÉS AUX REPAS

DÉTAILS DE L’INDEMNITÉ QUOTIDIENNE

Petit déjeuner

10,00$

Dîner

15,00$

Souper

25,00$

Total par jour

50,00$

Le coût des nuits d’hébergement seront défrayés dans les cas où il est impossible pour l’employé de voyager le jour même pour un retour à sa résidence. Tous les frais de voyage ou d’hébergement doivent être approuvés préalablement par l’émission d’un bon de commande.

Toute contravention au Code de la sécurité routière est la responsabilité de l’employé et n’est pas remboursable par l’entreprise.

FRAIS DE REPRÉSENTATION : Ces frais concernent vos dépenses lorsque vous devez inviter un client. L’employé doit, à ce moment-là, indiquer à l’endos du reçu le ou les noms des personnes invitées, ainsi que la raison de ce repas. SOYA EXCEL compte sur le bon jugement de ses employés pour que les dépenses liées à des frais de représentation restent raisonnables.

Lors de voyages exigeant des déplacements de plus de 600 kilomètres, la location d’une automobile est fortement recommandée.